Clicky

Effektive møder

Når arbejdsløse unge skal motiveres til at starte på en uddannelse, er det personlige møde med sagsbehandleren et vigtigt skridt på vejen. Jobcenteret i Odense Kommune oplever dog, at for mange unge udebliver fra møderne, og at møderne ikke er så effektive, som de kunne være. Ved at inddrage borgerne og sagsbehandlerne fandt vi ud af, at opskriften på et mere effektivt møde er en blanding af at styrke den gode relation til sagsbehandleren og give borgeren mere ejerskab over forløbet.

Fra indkaldelse til invitation
En række faktorer spiller ind på borgerens motivation til overhovedet at dukke op til mødet med sagsbehandleren: For at få skabt den rette kontakt, er den personlige relation, de to imellem, essentiel. Borgeren har brug for at møde en person, der er til at tale med – ikke et stort og fjernt system. Den mødeindkaldelse, borgeren modtager i sin e-boks, er alt andet end motiverende. Det handler mere om at forklare konsekvenserne ved ikke at møde op end at motivere borgeren til at komme videre. Derfor arbejdede vi med at gøre indkaldelsen til en motiverende invitation. For at styrke relationen mellem borgeren og sagsbehandleren og gøre deres kommunikation mere smidig, afsøgte og udfordrede vi kommunens nuværende design af sms-kommunikation.

  

”Indkaldelsen til mødet med sagsbehandleren kommer til at fremstå som en udvidet lovtekst. Når listen med paragraffer og konsekvenser lander i borgerens digitale postkasse, skaber det nervøsitet, og man kommer skævt fra start. I stedet for, at møde motiveret op kommer man, fordi man er nervøs for, hvad der vil ske, hvis man udebliver. Det er et meget uheldigt udgangspunkt for personlig udvikling.”

– Mads Bonde Clausen, Kontaktchef i MindLab

 

Borgeren skal eje sin plan
Det er en naturlig del af arbejdsgangen, at sagsbehandleren dokumenterer det, der sker under mødet med borgeren. For borgeren betyder det imidlertid, at når mødet er slut, ligger planen på en online platform, som borgeren sjældent tilgår, og det kan derfor være svært at huske, hvad der bliver aftalt. På baggrund af denne indsigt, udviklede vi en prototype; en personlig notesbog med en simpel håndholdt plan, der udfyldes af borgeren under mødet og tages med hjem. Ved at lægge planen fysisk i hænderne på borgeren, flyttede vi ejerskabet fra sagsbehandleren til borgeren selv. Planen understøtter samtidig muligheden for at efterarbejde det, der sker på mødet, og sætte rammerne for at kunne forberede sig til næste møde.

 
En evaluering af testforløbet viste blandt andet, at borgere og sagsbehandlere er enige om, at planen bidrager til et mere struktureret møde. Flere borgere nævnte, at planen har mindsket nervøsiteten og dårlig samvittighed inden mødet, mens andre fremhævede, at planen bidrager med et overblik, der gør det nemmere at forberede sig til næste møde.