Clicky

Innovation på indkøbslisten
DET ER BLEVET SÅDAN ET STORT TUNGT SYSTEM, MEN VI VED IKKE, HVORDAN VI SKAL KOMME UD AF DET ELLER LAVE DET OM.
Indkøbschef i region
Innovation på indkøbslisten

Brug af nye udbudsformer i kommuner og regioner kan give bedre offentlig service og hjælpe mindre virksomheder på vej. MindLab hjalp Erhvervs- og Byggestyrelsen med at forstå kommuner og regioners valg og fravalg i indkøbssituationen.

Det er blevet sådan et stort tungt system, vi alle er del af og synes er meget besværligt. Vi ved godt, at det dræber kreativiteten, men vi ved ikke, hvordan vi skal komme ud af det eller lave det om.

Indkøbschef i region om indkøbssituationen i dag

 

Indkøbere i kommuner og regioner landet over går på arbejde hver dag for at sørge for, at udstyret er i orden, når andre offentlige ansatte skal passe deres arbejde. Hvert år køber de alt fra papir, blyanter, computere og bleer til avanceret hospitalsudstyr og diverse hjælpemidler til ældre- og handicapområdet. Det betyder, at private virksomheder langer varer over disken til det offentlige for ca. 270 mia kr. kr. om året.

I dag oplever mange private virksomheder, der forsøger at skabe en forretning på at levere velfærdsteknologi og service til det offentlige, at der efterspørges discount frem for nytænkning og innovation. Erhvervs- og Byggestyrelsen har derfor igangsat et pilotprojekt med støtte til kommuner og regioner, så de kan afprøve mere innovativ offentlig efterspørgsel på velfærdsområdet.

For de offentlige indkøbere spiller prisen naturligt nok en central rolle. Men for nogen typer indkøb risikerer man, at et ensidigt fokus på anskaffelsespris helt fortrænger nye og innovative løsninger. Nye løsninger er måske nok dyre her og nu, men de kan være investeringen værd på sigt, fordi de kan spare ressourcer, bevirke øget arbejdsglæde, mindre sygefravær og mere tilfredse borgere. Som fx elektriske lagenvende-systemer, der gør plejepersonale i stand til at vende en sengeliggende borger alene, hvor det ellers normalt er nødvendigt at være to. Det giver samtidig giver borgeren øget nærvær fra personalet og en mere værdig behandling.

MINDLAB TALTE MED

– 8 medarbejdere, som varetager indkøbsfunktioner i kommuner og regioner

DE VIGTIGSTE RESULTATER

På baggrund af MindLab og Erhvervs- og Byggestyrelsens arbejde er 3 elementer centrale i pilotprojektets endelig udformning:

– Økonomi på tværs af kasser er svært og kræver kompetenceudvikling. Der er behov for at udvide de offentlige indkøberes værktøjskasse med kompetencer til at se på tværs af kasser i afvejningen af, om det kan betale sig at investere i en løsning. Når en løsning sparer ressourcer eller bidrager til øget arbejdsglæde, kan det for eksempel have indvirkning på sygefraværet, der kan have indvirkning på vikarbudgettet og i øvrigt spare samfundet som sådan for udgifter pga. nedslidning. Selvom det kun tager fem minutter for to medarbejdere at vende en sengeliggende borger, bliver det samlet til rigtig mange arbejdstimer på et stort plejehjem med mange beboere. Sådanne procesbesparelser kan kommuner og regioner med puljen få hjælp til at inkludere i regnestykket.

– Fra køb af ’dimser’ til formulering af problemstillinger, der er behov for at få løst. Lidt firkantet kan man sige, at indkøbere i dag får en indkøbsliste: ’Køb lifte til alle kommunens plejehjem’, ’køb tre scannere, der kan sådan og sådan’. For at give virksomheder en mulighed for at spille utraditionelle bud på løsninger ind, støtter puljen en udbudsform (funktionsudbud), hvor det offentlige ikke på forhånd definerer, hvordan en opgave skal løses. Eksempelvis, at der skal indkøbes lifte til personforflytning. Det nye er at opstille mål for det problem, der skal afhjælpes. Eksempelvis løsninger, der gør personalet i stand til at forflytte borgere på forsvarlig og værdig vis med en mindre ressourcemæssig belastning. Det kan åbne op for bud på løsninger, som indkøber ikke nødvendigvis kender i forvejen.

– Det gode køb starter tidligt. For at kunne opstille relevante krav i de mere åbne udbud, der skal fremme innovationen, er der behov for, at fagenheder og indkøbsafdelinger går i dialog før, der er et konkret behov – fx for et hjælpemiddel eller et arbejdsredskab. Modsat i dag, hvor indkøbsprocessen først starter, når det er besluttet, hvad der skal købes, støtter puljen en indledende fase, hvor fagpersonale og indkøbere sammen identificerer potentielle indsatsområder for nytænkning gennem indkøb af nye løsninger.

SÅDAN GJORDE MINDLAB

MindLab foretog interview ude på indkøbernes arbejdspladser for at blive klogere på deres hverdag og udfordringer. Interviewene kortlagde et konkret indkøb, som interviewpersonen havde stået for. En havde fx købt nye senge til et hospital, en havde købt loftslifte til plejeboliger, en tredje havde købt nye madrasser til kommunale institutioner. Interviewene blev optaget på bånd. På baggrund af disse interview blev der samlet centrale indsigter om indkøbernes situation understøttet af lydklip fra de gennemførte interview. Indsigterne blev overleveret til projektgruppen i Erhvervs- og Byggestyrelsen sammen med MindLabs bud på konsekvenserne for, hvad det planlagte initiativ skulle støtte for at opnå den ønskede forandring.

MindLabs arbejde har været en væsentlig del af bevæggrunden for beslutningen omkring puljens endelige design.

Ansvarlig kontorchef i Erhvervs- og Byggestyrelsen

Metoder anvendt

STORYBOARDS

Storyboards er et evalueringsredskab, hvor man på et tidligt tidspunkt kan teste ideer og koncepter ved at visualisere dem, inden de bliver udført og implementeret. Derved får man en fornemmelse for, om løsningen vil fungere i praksis, eller om det kræver nogle rettelser, før den vil skabe værdi for brugeren.

DET ETNOGRAFISKE INTERVIEW

Det etnografiske interview giver en dybdegående og konkret indsigt i, brugerens oplevelser og erfaringer i forhold til den nuværende situation. Interviewet kan desuden være med til at nuancere den eksisterende viden og give nye perspektiver til den videre analyse og idéudvikling i projektet.