Projekter
Væk med et vognlæs bureaukrati

At identificere dyre regler og hvordan man kan forbedre dem er afgørende for virksomhedernes konkurrenceevne og vækst. I dette projekt blandede vi den gængse kvantitative omkostningsmetode med designantropologi — resultatet var hurtigere løsninger.

 

Artiklen er skrevet i samarbejde med apolitical og Erhvervsstyrelsen

 

Bedre regulering har været på de euopæiske regeringers dagsorden i flere år, og betyder, at virksomheder skal have lavere omkostninger ved at overholde lovgivningen. Derfor er første skridt på vejen at kunne beregne de omkostninger, virksomhederne har i forbindelse med at overholde reglerne. 
Siden 2004 har den mest anvendte metode til dette i Danmark været standardomkostningsmodellen – en kvantitativ metode, der kan beregne omkostningerne ved at overholde lovgivningen. Metoden er dog ikke særlig kommunikativ, når det kommer til at fortælle, hvordan reglerne skal forbedres. Det springende punkt er, hvordan man reducerer omkostningerne ved regeloverholdelse uden at formålet med reguleringen går tabt. I foråret 2017 udviklede MindLab, i et samarbejde med Erhvervsstyrelsen en metode, der kunne opfylde dette behov. Vores strategi med at indføre designantropologi blev finpudset i en hurtig, iterativ proces i vejtransportbranchen med fokus på sikkerhedsreglerne.

Hvorfor designantropologi?

Med fokus på sociale relationer og dynamiske situationer drejer designantropologi sig om, hvordan mennesker opfatter, skaber og omdanner deres miljøer gennem dagligdags aktiviteter. Gennem designantropologiske briller bliver brugernes behov kontinuerligt dannet gennem dagligdags-interaktioner med sociale relationer, teknologi, politik og den materielle verden.

 

 

Kilder:
Wendy Gunn, Ton Otto and Rachel Smith in the book Design Anthropology: Theory and Practice from 2013.
Joachim Halse in the book Rehearsing the Future from 2010

Standardomkostningsmodel, mød designantropologi

Designantropologi har på-stedet interaktion som udgangspunkt for design af policy. Så vi besøgte 10 vognmandsfirmaer for at få en forståelse af, hvordan sikkerhedsreglerne fungerer i praksis. Vi blev vist rundt på deres lastvogne og i deres lokaler, var med på køreture og overværede af- og pålæsning.

 

 

”Lastvogne med kraner skal tages ud af drift oftere end lastvogne uden kraner på grund af krav om hyppigere test. Hvis jeg skal regne det ud, bliver en halv dag hurtigt til et omsætningstab på 3000 kr. Hvorfor kan kranen ikke blive testet ved det årlige tjek ligesom resten af lastvognen?”

Christopher – en af de chauffører, vi besøgte

 

 

Ved at observere og tale med de involverede personer, blev det tydeligt for os, hvad reglerne faktisk krævede, og vi kunne identificere regler, som blev opfattet som omkostningskrævende. Vi anvendte derefter rammen for standardomkostningsmodellen til at beregne omkostningerne ved de pågældende regler med hensyn til tidsforbrug, direkte omkostninger og produktionstab. Vi identificerede i alt 15 regulative byrder, der formentlig kunne gøres nemmere via ændringer. Nogle af løsningerne var utroligt enkle – såsom at sammenlægge en lang række tests og dermed spare millioner i processen.

 

 

Tre styrker ved at kombinere standardomkostningsmodellen med designantropologi

For det første er kombinationen en billig og hurtig måde at identificere omkostningskrævende regler på. I stedet for møjsommeligt at kortlægge omkostningerne ved alle de relevante love med standardomkostningsmodellen identificerer denne metode konkret de love, der medfører store omkostninger i praksis, og hvor der således kan gennemføres forbedringer.

For det andet gav det os nye ideer at se på regeloverholdelses-processen fra virksomhedens perspektiv til, hvordan reglerne kunne forbedres – ikke på afstand, men ud fra den kontekst, hvor reglerne skal virke effektivt.

Endelig giver standardomkostningsmodellen os mulighed for at kvantificere både de omkostninger, der er forbundet med en bestemt regel og de potentielle besparelser, som en justering ville medføre.

Læg designantropologi i værktøjskassen

Den beskrevne metode illustrerer to afgørende – og potentielt transformerende – handlinger, der skal udføres, hvis embedsværket virkelig ønsker at udforme regler bedre:

For det første bør man involvere slutbrugerne og hyre en antropolog. Antropologien byder på systematiske metoder og værktøjer til forståelse af, hvordan reglerne virker i praksis for mennesker og virksomheder – og hvordan de kan fungere bedre.

For det andet skal der oprettes en platform for løbende læring i samarbejdet mellem beslutningstagerne og virksomhederne. I denne case anvendte vi virksomhedsbesøg, interviews med myndighederne og tværfaglige workshops, hvor de berørte parter var i centrum.

Ligesom med de årlige lastvognstests er de fleste regler udarbejdet af fornuftige årsager. Det er sjældent en mulighed blot at ophæve reglerne. Når det er sagt kan ændringer af love og håndhævelsesprocedurer potentielt nedbringe omkostningerne, samtidig med at de underliggende formål med reglerne fastholdes. Ved at give standardomkostningsmodellen et skud designantropologi, har vi set, hvordan man potentielt kan spare millioner i vognmandsbranchen; Det kan bredes ud til andre brancher og give endnu større besparelser.

Download metodeguide, inkl. værktøjer: byrdebesøg

 

Gå i dybden med vores andre designantropologiske metoder